Une étude de concept Webtrix d'une plateforme RH adaptée aux rôles, pour les employeurs de taille moyenne : recrutement, intégration et évaluations au même endroit.
Type
Étude de concept (produit fictif)
Durée
8 semaines
Outils
Figma, Maze, Notion
Équipe
Studio de design Webtrix
Contexte de marché
PulseHR est une plateforme RH fictive pour les employeurs de taille moyenne. Le client imaginé est une équipe RH qui gère recrutement, dossiers du personnel, évaluations et collaboration d'équipe dans des outils séparés, des tableurs et des groupes de discussion, dans un environnement où le français et l'arabe sont tous deux utilisés au quotidien.
L'étude se demande à quoi ressemblerait une plateforme unifiée et adaptée aux rôles : une plateforme qui réduit les frictions opérationnelles que les responsables RH vivent chaque jour et qui reste compréhensible sans mode d'emploi.
3
Rôles utilisateurs pris en compte
5
Parcours principaux cartographiés
34
Écrans clés conçus
Pourquoi les logiciels RH paraissent lourds
Les plateformes RH sont souvent construites module par module, ce qui laisse une navigation profondément imbriquée, une présentation des données incohérente et un parcours de recrutement trop long. Quand le logiciel est lourd, les équipes RH se rabattent sur des tableurs et des outils tiers. Ce sont les problèmes de départ que nous avons posés, courants dans la catégorie, et contre lesquels nous avons conçu.
- Des tâches que la plateforme devrait couvrir finissent dans des tableurs et des groupes de discussion
- Une seule action sur un candidat s'étend sur plusieurs écrans
- Les nouveaux membres des RH ont besoin d'une longue formation avant de pouvoir utiliser la plateforme
- L'expérience mobile ne permet pas d'accomplir une tâche de bout en bout
- La navigation suit les modules de l'éditeur plutôt que le métier de l'utilisateur
Ce que nous avons étudié
Une étude documentaire de quatre semaines : analyse de sept plateformes RH, notes de workflow sur la manière dont une équipe RH gère un pipeline de recrutement, l'intégration et un cycle d'évaluation, et une cartographie écrite de qui doit voir quoi.
7
Plateformes RH analysées
3
Rôles utilisateurs analysés
5
Workflows cartographiés
Ce que l'analyse a fait ressortir
- Une grande partie de la journée d'un responsable RH est de la saisie répétitive que le logiciel pourrait absorber
- Le module de recrutement est celui où l'on dépense le plus d'écrans par action
- Les cycles d'évaluation sont le moment de plus forte demande de support dans tous les outils RH
- Les actions groupées sur les dossiers des employés sont souhaitées, mais souvent enfouies dans les menus
- Les systèmes de notification créent souvent une fatigue d'alertes au lieu de hiérarchiser
Pistes explorées
Un sprint de design de trois jours reposant sur la cartographie des « jobs to be done », le regroupement par affinités et le croquis rapide de concepts, puis une priorisation selon l'impact et l'effort.
Nous avons convergé vers « ClearDesk » : un tableau de bord adapté aux rôles, qui n'affiche à chaque type d'utilisateur que ce dont il a besoin, et remplace la navigation héritée par un modèle mental centré sur la tâche.
Cinq parcours, trois rôles
Cinq parcours pour trois rôles (responsable RH, chef d'équipe, employé). Le parcours prioritaire est le pipeline de recrutement de bout en bout, que le design vise à ramener de onze étapes à quatre.
- De l'offre d'emploi au pipeline de candidats - créateur d'offre sur un seul écran avec modèles intelligents et publication automatique sur les sites d'emploi
- De l'examen du candidat à l'offre - fiche candidat unifiée avec planification d'entretiens, recueil de retours et génération d'offre intégrés
- Intégration des employés - checklist d'intégration automatisée selon le rôle, avec suivi de progression pour les RH comme pour la nouvelle recrue
- Cycle d'évaluation de la performance - formulaires d'évaluation modélisés avec rappels automatiques, désignation de pairs et validation du manager dans un seul workflow
Wireframes
Objectif de conception : un pipeline de recrutement en quatre étapes au lieu de onze.
Des wireframes pour 34 écrans clés de la plateforme, des croquis basse fidélité aux maquettes de moyenne fidélité à base de composants, en quatre cycles d'itération, dessinés pour une lecture de gauche à droite (français) et de droite à gauche (arabe).
Système visuel
La direction visuelle doit exprimer confiance, clarté et professionnalisme sans paraître bureaucratique : une palette bleu marine profond et blanc chaud avec un accent turquoise pour les états et actions positifs, et une hiérarchie typographique structurée avec des espacements généreux pour laisser respirer les écrans riches en données.
Comment nous le testerions
Le prototype haute fidélité dans Figma couvre les cinq parcours principaux. Il n'a pas été testé avec de vrais utilisateurs ; le plan prévoit des sessions modérées avec des personnes de chacun des trois rôles et Maze pour des tâches de référence non modérées, avant toute réalisation.
Le critère d'un logiciel RH : un nouvel utilisateur ne devrait jamais avoir besoin d'un manuel.
Itérations de conception
Itération 1 : Un écran d'examen de candidat à trois panneaux condensé en une fiche candidat unifiée aux sections dépliables. Objectif de conception : moins d'écrans par action sur un candidat.
Itération 2 : La barre latérale héritée remplacée par une barre de commandes contextuelle et un tableau de bord filtré par rôle. Objectif de conception : qu'un nouvel utilisateur RH s'y retrouve sans formation.
AvantAprèsLe design proposé
La proposition, « ClearDesk », est une expérience RH unifiée et adaptée aux rôles, conçue pour passer des petites équipes aux grands employeurs. Ses principales fonctionnalités :
- Tableau de bord adapté aux rôles avec files de tâches personnalisées et notifications intelligentes
- Pipeline de recrutement en 4 étapes avec notation des candidats en ligne et génération d'offre en un clic
- Workflows d'intégration automatisés avec suivi d'avancement en temps réel
- Gestion groupée des employés avec filtres avancés et export CSV
- Moteur d'évaluation de la performance avec modèles configurables et rappels automatiques
- Analytique des effectifs en temps réel avec rapports personnalisés exportables
- Design responsive avec parité fonctionnelle sur tablette et mobile
- Français et arabe avec mises en page complètes de droite à gauche
Objectifs de conception
11 → 4 Étapes du pipeline de recrutement (conception) Des jours, pas des semaines Objectif : délai pour qu'un nouvel utilisateur RH devienne productif Moins d'outils Objectif : tâches qui n'ont plus besoin d'un tableur
Ce sont des objectifs de conception pour une étude de concept, et non des résultats mesurés : la plateforme n'a été ni développée ni testée avec de vrais utilisateurs.
Ce que l'étude nous a appris
- Les utilisateurs RH en entreprise sont très orientés process - toute refonte doit correspondre à leurs modèles mentaux existants avant d'introduire de nouveaux schémas
- Une architecture de l'information par rôle n'est pas optionnelle à l'échelle de l'entreprise - tout montrer à tout le monde détruit l'utilisabilité
- Les interfaces riches en données ont plus besoin d'espace que de fonctionnalités supplémentaires
- Impliquer de vrais utilisateurs comme co-concepteurs raccourcirait les cycles de validation, ce que nous changerions en premier
- Les fonctions d'évaluation de la performance sont sensibles sur le plan émotionnel - le ton et les microtextes comptent autant que la fonctionnalité
Si ce projet était réalisé
- Valider les parcours avec de vrais utilisateurs RH avant toute réalisation
- Ajouter la recherche dans les dossiers des employés et des candidats
- Proposer une API pour la connexion aux outils de paie et de comptabilité
- Ajouter un tri assisté par IA seulement avec une revue humaine et une politique de données documentée
